Comment bien gérer les frais professionnels des employés

Une fois n’est pas coutume, cet article traitera d’un thème très peu abordé sur blog: la gestion d’une entreprise et, plus particulièrement, la gestion des frais professionnels. Dans une entreprise, il arrive fréquemment que des salariés fassent dépenses d’argent pour leur activité professionnelle: un billet d’avion, un restaurant avec un client, des frais de logement à l’étranger, etc. Dans la plupart des cas, c’est l’employé lui-même qui déboursera l’argent et qui, par la suite, demandera remboursement à son employeur. C’est dans la remontée de cette information que le problème se corse: pour peu que vous ayez quelques commerciaux en voyage d’affaire qui font plusieurs dépenses par jour, vous vous retrouvez rapidement avec des dizaines de tickets à rembourser, la galère !

La manière old school

La manière la plus classique est que l’employé garde bien au chaud ses différentes preuves de paiement. Une fois ses dépenses terminées (ou en fin de mois), l’employé fera un récapitulatif (un excel par exemple) des dépenses avec un justificatif et une preuve de paiement pour chacune. Une fois fait, ce fichier (ainsi que tous les tickets) sera donné au département compta (ou RH). De là, une personne va analyser manuellement chaque dépense, sommer le tout et enfin faire manuellement un virement vers l’employé pour l’employé.

Cette procédure prend d’une part énormément de temps, autant pour l’employé que pour l’employeur, et, d’autre part, peut engendrer un délai de remboursement assez conséquent. De plus, pour peu que les dépenses ne soit pas bien structurées, la compta n’aura aucune statistique ni rapport sur les types de dépense, les montants, etc. Le flou total !

Heureusement, avec les technologies actuelles, il y a des solutions simples pour ces problèmes !

La manière digitalisée avec Rydoo

A l’heure d’aujourd’hui, il existe une multitude d’outils qui propose de simplifier la gestion des dépenses professionnelles. Que ce soit via des statistiques et rapports avancés sur les dépenses, des scanneurs intelligents ou encore des applications mobiles, le but de ces solutions est le même: faire gagner du temps et simplifier la vie autant de l’employé que de l’employeur.

La société belge Xpenditure, fondée il y a 7 ans maintenant, a bien compris ce problème et a développé un outil innovant qui permet de numériser ses tickets et souches TVA. En 2017, la multinationale Sodexo rachète Xpenditure ainsi que la société polonaise iAlbatros pour combiner leurs différents produits et lancer ainsi la plateforme Rydoo qui a pour mission de digitaliser la gestion des frais professionnels, mais également l’organisation et la gestion des voyages commerciaux.

De ce fait, Rydoo a développé 2 produits:

• Rydoo Expense pour une gestion des dépenses numérique et en temps-réel ;
• Rydoo Travel pour l’organisation des business trips de manière efficace et centralisée.

La gestion des frais de déplacement de Rydoo permet à n’importe quel employé de prendre une photo de son ticket de caisse. Ce dernier est alors scanné et automatiquement lu par le logiciel, ce qui permet de catégoriser la dépense sans intervention humaine. Quelques instants plus tard, l’employeur peut voir cette dépense et l’approuver en temps réel afin que l’employé soit directement remboursé !

A quel prix ?

Rydoo Expense est accessible à n’importe quelle PME. En effet, le premier plan commence à 6€ / mois / utilisateur. De plus, vous avez une période de test gratuit de 14 jours. Rendez-vous sur la page des tarifs pour plus de détails.

Il existe évidemment de nombreuses autres solutions sur le marché. Rydoo a le mérite d’être en partie belge et d’être accessible, même pour une TPE ! N’hésitez pas à laisser un commentaire si vous connaissez d’autres outils qui valent le coup d’être mentionnés !